Wunderwerkzeug Projektmanagement - wir brauchen es alle

Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil der Arbeitswelt und wird eingesetzt, um komplexe Aufgaben zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Obwohl Projektmanagement für den Erfolg von Organisationen unerlässlich ist, wissen viele Menschen nicht, was genau Projektmanagement ist, worum es dabei eigentlich geht und welche Vorteile es bietet. Viele haben zwar die Überzeugung, dass sie wissen, was sie tun, wenn sie ihre Projekte umsetzen. Das ist aber nicht die ganze Geschichte. Es könnte so viel besser laufen.  

Wahrscheinlich hat jede:r schon einmal Projekte gemanagt. Sei es bei der Hochzeitsplanung, beim Festivalbesuch oder beim Frühjahrsputz. Im besten Fall haben Sie vorher einen Plan aufgestellt, Aufgaben verteilt und währenddessen geschaut, ob alles ordentlich läuft. Am Ende saß hoffentlich der richtige Onkel am passenden Tisch, waren genügend Zelte und Getränke vorhanden oder die Wohnung blitzeblank.

Die allerwenigsten, sei es im Arbeitskontext oder privat, arbeiten mit einer professionellen Projektmanagement-Methode. Oft kann das auf den ersten Blick auch etwas einschüchternd und aufwändig erscheinen, jedoch spart eine strukturierte Arbeitsweise beim Projektmanagement am Ende jede Menge Zeit. Wahrscheinlich waren auch Sie einmal Teil eines etwas chaotischen Projektes mit unklaren Zuständigkeiten und Aufgaben, nur etwas vagem Zeitplan und ergebnisarmen Meetings - den Stress und die Mehrarbeit, die durch unstrukturiertes Projektmanagement entstehen, können Sie sich sparen!

Sie sollten sich dafür etwas in die Materie einarbeiten. Denn Projektmanagement-Methoden gibt es einige, und genau die richtige für Ihre Anwendungsbereiche zu finden kann etwas dauern. Es lohnt sich aber. Deshalb möchten wir Ihnen in diesem Fördertipp ein paar heiße Kandidaten vorstellen, deren Vor- und Nachteile besprechen und Sie dabei unterstützen, genau das richtige Projektmanagement-Tool zu finden. Damit Ihre Projekte in Zukunft nicht (mehr) chaotischen Kindergeburtstagen ähneln.

Unser Tipp:

Projektmanagement mag wie ein Buch mit sieben Siegeln wirken, wenn man sich die professionellen Tools erstmals ansieht. Aber so kompliziert ist es nicht. Nutzen Sie unsere Vorschläge und Angebote, um sich einen guten Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten zu verschaffen und schauen Sie einfach mal in die jeweiligen Methoden rein - eine davon wird sicher gut zu Ihnen passen!

Learning by doing: P3 Express E-Learning

Projektmanagement muss kein Hexenwerk sein! Im Zuge unseres EU-Projektes P3 Express haben wir in den vergangenen Jahren eine Projektmanagement-Methode entwickelt, die dank EU-Förderung kostenfrei verfügbar ist und sich obendrauf sogar genau an Ihre Anforderungen anpassen lässt.

Neben einem ausführlichen Handbuch, das Sie Schritt für Schritt durch den Projektprozess begleitet, haben wir einen interaktiven E-Learning Kurs entwickelt. Als Projektmanager:in “Didi” übernehmen Sie hier spielerisch ein Projekt und bringen es gemeinsam mit Ihren virtuellen Kolleg:innen erfolgreich zum Abschluss… oder auch nicht. Aber genau hier liegt der Clou: In der spielerischen Lernsimulation können Sie problemlos Fehler machen, die im echten Leben jede Menge Zeit und Geld kosten - und wir haben gehört, dass Zeitreisen in Didis Universum durchaus nicht ganz unmöglich sind! 

Projekte professionell planen mit dem Logical Framework Ansatz

Der Logical Framework Ansatz ist ein Projektmanagement-Instrument, das angewendet wird, um die Strukturierung, Planung, Umsetzung und Bewertung von Projekten zu unterstützen. Vor allem in der Projektentwicklungsphase ist der “LogFrame” ein äußerst nützliches Tool für die Ideenfindung bzw. einen Reality Check für Ihre Projektideen. 

Gut zu wissen: Viele Antragsdokumente, zum Beispiel bei Förderausschreibungen der EU, folgen der “LogFrame”-Logik. Wer diese Methode beherrscht, wird automatisch bessere Förderanträge stellen und weniger Zeit benötigen. 

Der “LogFrame” selbst besteht aus einer Matrix, in der Sie die wichtigsten Aspekte eines Projektes möglichst übersichtlich darstellen. Dabei stellen Sie eine logische Beziehung zwischen Ihren einzelnen Projektaktivitäten und der Lösung beispielsweise eines gesellschaftlich relevanten Problems her, zu dem Sie einen Beitrag leisten möchten.  

Wenn Sie es richtig machen, dann arbeiten Sie die wichtigsten Ursache-und-Wirkungs-Beziehungen Ihres Projektes heraus. Das erleichtert es Ihnen, fundiert zu entscheiden, ob das Projekt grundsätzlich sinnvoll ist - bzw. bei einem bereits laufenden Projekt, wo es Probleme geben könnte und wo Ihr Fokus als nächstes liegen sollte.

Falls Sie noch mehr zum “LogFrame” lernen wollen, finden Sie diverse Informationen online - oft aber nur in englischer Sprache. Natürlich können Sie auch bei emcra den “LogFrame” erlernen. Wir selbst nutzen ihn seit vielen Jahren erfolgreich für unsere eigenen EU-Anträge und sind sehr zufrieden mit den Ergebnissen, die wir damit erzielen konnten. Zum Beispiel ist der “LogFrame” ein wichtiger Bestandteil unseres Moduls zum Stiftungsfundraising!

Agiler Wasserfall? Was ist das eigentlich?

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Philosophien im Projektmanagement: klassisches sog. “Wasserfall”-Projektmanagement und die neueren, “agilen” Methoden. 

Wasserfall-Ansätze sehen eine lineare, genau durchgeplante Umsetzung eines Projektes mit einem klar definierten Ziel vor. Es gibt festgelegte Phasen (grob eingeteilt in Definition, Planung, Umsetzung und Abnahme) und jede davon muss abgeschlossen sein, damit die nächste beginnen kann. Dieser Ansatz betont die Aspekte Planung und Kontrolle und versucht, Risiken zu minimieren und strikte Zeitpläne und Budgets einzuhalten.

Agiles Projektmanagement ist dagegen flexibler angelegt und setzt auf ein iteratives Vorgehen. Die enge Zusammenarbeit im Projektteam, adaptive Planung und kontinuierliche Verbesserung stehen hierbei im Fokus. Das Projektziel sind, ähnlich wie bei Wasserfall-Ansätzen, hochwertige Produkte bzw. Dienstleistungen, wobei man hier bei der Umsetzung des Projektzieles flexibler auf Veränderungen der Rahmenbedingungen oder sich ändernde Kundenbedürfnisse reagieren kann als beim Wasserfall-Ansatz.

Beide Systeme unterscheiden sich zum Beispiel darin, wie sie mit Herausforderungen im Projektablauf umgehen: in einem reinen Wasserfallsystem sind Zeit & Kosten variabel (denn das Produkt und die Abläufe der Phasen stehen von vorne herein fest), in einem rein agilen System sind die Inhalte bzw. Ergebnisse variabel.

Im Klartext bedeutet das: Wenn der Wasserfall auf Probleme stößt, gibt es Überstunden oder es müssen neue Mittel beantragt werden bzw. die Projektumsetzung wird teurer. Wenn das agile System auf Probleme stößt, wird das Produkt unter Umständen ein paar weniger Funktionen oder Features haben, aber insgesamt wird trotzdem ein gutes Ergebnis abgeliefert. 

Why not both? Die Vorteile beider Systeme lassen sich gut kombinieren. Bei der Entwicklung von P3 Express haben wir darauf geachtet, einen möglichst einfachen Projektmanagement-Ansatz mit dem Besten aus beiden Welten zu entwickeln.

Professionelle Projektmanagement-Methoden für alle Lebenslagen

P3 Express ist nicht die einzige Projektmanagement-Methode auf dem Markt. Es gibt zahlreiche, wesentlich umfangreichere Systeme wie ITIL®, PRINCE2® oder Scrum. Bei uns können Sie sich kostenfrei die ersten 30 % eines professionellen Weiterbildungskurses zu den jeweiligen Methoden anschauen. Also worauf warten Sie noch? Das alles geht ganz bequem von zu Hause aus, wann und wie Sie möchten!

Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg mit Ihren Projekten!

#emcra_EU-Projekte_mit_Projektmanagement_Know-how

Wir bei emcra sind schon ziemlich alt-eingesessene Projekthasen. Seit über einem Jahrzehnt haben wir viele EU-Projekte sowie unzählige interne Projekte durchgeführt und können somit auf umfangreiche Projekterfahrung zurückblicken. Wir haben über die Jahre mindestens genauso viele Projektmanagement-Methoden ausprobiert und angewendet.

Unser wichtigstes Learning aus dem Ganzen: Finden Sie das, was zu Ihnen passt. Es hilft nichts, sich sklavisch an ein bestimmtes System zu halten, wenn es keinen Widerhall in Ihrem Team findet oder nicht zu Ihren Projekten passt. Rühren Sie Ihren eigenen Cocktail aus den existierenden Projektmanagement-Methoden an und bleiben Sie flexibel, denn am Ende sollte die Methode Ihnen dienen und nicht umgekehrt.

Und am allerwichtigsten: Kommunikation ist alles. Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrem Projektteam und entscheiden Sie die wichtigsten Meilensteine - wie beispielsweise auch die Auswahl einer oder mehrerer Methoden bzw. Tools - gemeinsam. Wie Sie diesen Prozess gestalten, können Sie beispielsweise im P3 Express Handbuch in den ersten Kapiteln lernen. 

Mehr zum Thema Inklusive Führung (und somit auch inklusivem Projektmanagement) können Sie kostenfrei in den von der Europäischen Union vor kurzem als good practice ausgezeichneten Ergebnissen unseres EU-Projektes INCLUDE lernen!

Wenn Sie sich einmal mehr auf mögliche Risiken und Chancen (in Projekten und darüber hinaus) fokussieren möchten, dann bietet unser CASSANDRA-Handbuch einen sehr guten Einstieg in die Materie.

Sollten Sie sich zur Zeit in einem digitalen Transformationsprozess befinden, dann empfehlen wir nicht nur die Projektmanagement-Lerneinheit unseres Digital Transformation Tools. 

Wie Sie erreichen, dass Ihre Projekte einen Beitrag zum Gesamterfolg Ihrer Organisation leisten, erfahren Sie in der Projekt Governance Lerneinheit unseres GRCEssentials Projekts (kostenfreie Anmeldung zum Online Kurs ist notwendig).

Haben Sie Interesse oder Fragen zu diesen Angeboten? Bitte kontaktieren Sie uns direkt (030/ 3180 1330) oder per E-Mail an info@emcra.eu. Wir informieren Sie auch gerne über die umfassenden Fördermöglichkeiten, um Ihre Teilnahme zu ermöglichen. Ihre Teilnahme kann bis zu 100 % gefördert werden. Die geförderte Teilnahme ist auch berufsbegleitend möglich, wobei der Arbeitgeber zusätzlich zur Weiterbildungsförderung einen Lohnkostenzuschuss erhalten kann.