Aktueller emcra EU-Fördertipp vom 27.09.2023

“Wo liegt das denn?”, “Wo finde ich das?”, “Wer weiß das?”, “Wie geht das eigentlich?”. Das sind sicher Fragen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag schon einige Male gehört und höchstwahrscheinlich auch selbst regelmäßig gestellt haben. Gerade in der hartnäckig anhaltenden Digitalisierungseinöde Deutschlands hallen diese rituellen Rettungsrufe regelmäßig aus den papierturmgesäumten Archivgassen zahlreicher Besenkammern.

 

Stellen Sie sich jetzt einmal vor, dass Sie immer wissen, wo alles ist und wie alles funktioniert. Das ist besonders für Förderanträge oder Fundraisingprojekte wichtig, da es in beiden Fällen viele wiederkehrende Strukturen und übertragbares Wissen gibt, das sich immer wieder einsetzen lässt. Der Prozess, der zu diesem Zustand führen soll, nennt sich Wissensmanagement: Die Sammlung, Organisation, Speicherung und Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens. 

 

Ziel des Ganzen ist es, dass das vorhandene Wissen Ihrer Organisation unkompliziert zugänglich und für die richtigen Personen verfügbar ist. So können Sie die Expertise Ihres Teams effizient nutzen, “Wissensinseln” vermeiden und somit den intellektuellen Austausch und damit das Innovationspotenzial Ihrer Organisation ankurbeln. Ordentliches Wissensmanagement erreicht das vor allem dadurch, dass tägliche Abläufe vereinfacht und beschleunigt werden und somit Ihr gesamtes Team an Zeit hinzu gewinnt. 

 

Haben Sie beispielsweise die Förderrichtlinien der EU und die Erfahrungen Ihres Teams mit vergangenen Anträgen gut dokumentiert, sparen Sie bei der Fördermittelrecherche und zukünftigen Anträgen mehrere Arbeitstage. Wenn Ihnen diese Grundlagen noch fehlen, oder sie einen Auffrischer brauchen, stehen wir Ihnen gerne mit den neuesten Förder- und Fundraisinginfos und routiniertem Praxiswissen in unseren Weiterbildungen und Seminaren zur Seite.

 

In unseren Tipps möchten wir Ihnen heute vorstellen, was Wissensmanagement genau bedeutet, welche Tools Sie und Ihre Organisation dafür mobilisieren können und wie Sie die Nachhaltigkeit Ihrer Arbeit stärken können.

 

Unser Tipp:

Bleiben Sie stets offen für neue Methoden und Herangehensweisen. Wer mehr weiß, ist klar im Vorteil - und wer dann auch noch genau weiß, was er oder sie weiß, ist noch einen Schritt weiter!

Was ist eigentlich Wissen?

“Ich weiß, dass ich nichts weiß” - das soll der alte Sokrates gesagt haben. Im modernen Arbeitsalltag ist das Problem eher, dass wir nicht wissen, was wir wissen. Das Wissen von Ihnen und Ihrer Organisation ist heutzutage ihr wahrscheinlich größtes Asset. Es ist aber auch vergänglicher als je zuvor: In einer globalisierten, stets im Wandel begriffenen (Arbeits-)Welt ist das Wissen von heute oft übermorgen schon nicht mehr aktuell. 

 

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Wissen definieren: explizites und implizites Wissen. Explizites Wissen lässt sich formal dokumentieren und ist leicht in Worten oder Bildern darzustellen. Es handelt sich hier um konkrete Fakten, Richtlinien, Rahmenbedingungen oder Kennzahlen. Implizites Wissen ist schwerer greifbar. Es basiert auf praktischen Erfahrungen und daraus resultierendem persönlichem, intuitivem Verständnis.

 

In der modernen Arbeitswelt ist oft das implizite Wissen wesentlich wertvoller als das explizite. Fakten und Co. kann man problemlos nachschauen, der “gesunde Menschenverstand” und die oft in der Organisation sehr spezifischen Abläufe im täglichen Miteinander lassen sich wesentlich schwerer erlernen.

 

 

Wissenserwerb

 

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Wissensmanagement ist festzustellen, was für Wissen Ihre Organisation benötigt. Das ist oft nicht so einfach, wie es klingt. Deshalb sollten Sie diesen Prozess gemeinsam mit Ihrem gesamten Team gestalten und gegebenenfalls noch externe Berater:innen mit einbeziehen.

 

Ist das geschehen, führen viele Wege zu neuem Wissen: beispielsweise durch Schulungen & Weiterbildungen, Forschung, Erfahrungsaustausch oder Fehleranalyse. In jedem Fall sollten Sie beachten, dass zunächst einmal kein Wissen, sondern Informationen und Erkenntnisse in Ihre Organisation “gespeist” werden. Um das Ganze in Wissen zu verwandeln, bedarf es einer ausgeklügelten Wissensorganisation. 

 

 

Wissensorganisation

 

In dieser zweiten Phase des Wissensmanagement-Prozesses strukturieren und kategorisieren Sie das erworbene Wissen. Das erste Ziel sollte immer sein, dass das Wissen leicht zugänglich und verständlich ist. Am besten geht das, indem Sie Datenbanken, Wissensmanagement-Systeme und andere Mittel entwickeln, die es Ihnen erlauben, Ihr Wissen effektiv zu organisieren. 

 

Sagen Sie also dem Chaos den Kampf an und lernen digitale Wissensmanagement-Tools kennen, die Ihnen zwar in der Einführung etwas Zeit kosten, aber auf Dauer viel  “Fleißarbeit” ersparen. Welche Tools es gibt, erfahren Sie im übernächsten Tipp.

 

 

Wissensverteilung

 

Besonders beim Anlernen neuer Kolleg:innen ist die richtige Wissensverteilung essenziell. Gehen wir davon aus, dass Sie Ihr Wissen identifiziert und organisiert haben. Nun müssen Sie das Wissen an die richtigen Personen bringen. 

 

Besonders bei implizitem Wissen ist das persönliche Mentoring durch Kolleg:innen Gold wert. Explizites Wissen kann durch interne Schulungen, entweder direkt oder durch dokumentiertes Wissen, in der Regel gut vermittelt werden. 

 

Das übergeordnete Ziel der Wissensverteilung sollte sein, eine offene Kultur des gemeinsamen Lernens zu begünstigen und auch neue Kolleg:innen daran zu beteiligen. Wie eingangs erwähnt, kann Wissen schnell “veralten”. Es kann also gut sein, dass neue Teammitglieder mit frischeren Kenntnissen und Methoden anrücken, die Ihre Organisation weiterbringen.

 

 

Die richtigen Tools finden

 

Egal, für welches Tool Sie sich am Ende entscheiden: Es sollte von einem Großteil Ihres Teams gemeinsam getragen werden.  Ein ausschließlich von der Führungsebene entwickeltes Wissensmanagement-Tool, mit dem ggf. nur wenige Personen aus Ihrem Team gerne arbeiten, erschwert Ihren Erfolg. Dennoch sollte es eine Person oder Abteilung geben, die sich um die Instandhaltung Ihres Tools kümmert, sich mit den technischen Aspekten auskennt und dieses Wissen weitergibt: Wissensmanagement-Wissensmangagement sozusagen. 

 

Hier eine Auswahl der gängigsten Tools.

 

Wissensdatenbanken bzw. Wikis sind kollaborative Plattformen, auf denen Nutzer:innen eigenständig Informationen und Dokumente hochladen können. Sie bieten eine strukturierte Speicherung von Informationen und leichten Zugriff auf relevante Dokumente. Einige populäre Beispiele sind Confluence, Notion und MediaWiki.

 

Intranetportale sind “offline-Webseiten”, die auf Ihrem Firmenserver laufen. Sie bieten die größte Anpassungs- und Gestaltungsfreiheit, benötigen aber etwas mehr technisches Know-How als die anderen Optionen. Einige Beispiele hierfür sind Microsoft SharePoint, Jive und Drupal - allerdings entwickeln viele Organisationen auch ihre eigenen Intranetportale.

 

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sind populäre Cloud-Lösungen, in denen große Mengen von Daten gespeichert und organisiert werden können. Prinzipiell funktionieren diese wie herkömmliche Datei-Ordner, sind aber nicht auf Ihrem persönlichen Computer sondern in einer Cloud gespeichert. Dies ermöglicht kollaboratives Arbeiten an Dokumenten und individuelle Freigabe von Dateien für bestimmte Personen(gruppen). Beispiele hierfür sind Google Drive, Microsoft OneDrive und Dropbox.

 

 

Wir wissen, dass Sie jede Menge wissen … und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Suche nach der richtigen Wissensmanagement-Methode.

 

 

#emcra_weiß_was

 

Als Weiterbildungsanbieter ist Wissen ein Grundbestandteil unseres Geschäftsmodells. Deshalb halten wir unsere zahlreichen Weiterbildungs- und Seminarmaterialien stets up-to-date und versuchen durch unsere flexible Arbeitsweise, “Silowissen” zu vermeiden. emcra vermittelt Ihnen nicht nur die “harten Förderfakten” sondern auch das implizite Praxiswissen, das wir in den letzten Jahrzehnten in unserem Team angehäuft und weitergegeben haben.

 

Zusätzlich zu unserem Intranetportal, in dem wir die Früchte unserer Arbeit speichern, gemeinsam teilen und archivieren, treffen wir uns jede Woche zum Wissensmanagement, lassen die vergangene Woche Revue passieren und besprechen die kommenden Tage. Dadurch weiß das gesamte Team, was los ist und wer gerade woran arbeitet bzw. welches Wissen diese Personen benötigen oder hinzugewonnen haben. Eine etwas abgespeckte Version davon ist unser “Daily”, in dem wir alle gemeinsam jeden Morgen für etwa 15 Minuten zusammenkommen und die Aufgaben des Tages kurz und knapp diskutieren.

 

Alles in allem möchten wir Ihnen auch an dieser Stelle nochmal ans Herz legen, dass der heilige Gral des Wissensmangements nicht in irgendeiner technischen Lösung schlummert, sondern darin liegt, wie Sie als Team miteinander umgehen und ob Sie eine Kultur des Teilens und Lernens ausreichend begünstigen. Wissensmanagement-Tools helfen dabei, Ihnen als technische Unterstützung bei der Umsetzung von Wissensmanagement Zeit zu sparen, können aber den zwischenmenschlichen Austausch, vor allem in puncto implizites Wissen, nicht ersetzen. Wirklich nachhaltig arbeitet ein Team, das einander vertraut und weiß, was es weiß.

 

 

Haben Sie Interesse oder Fragen zu diesen Angeboten? Bitte kontaktieren Sie uns direkt (030/ 3180 1330) oder per E-Mail an info@emcra.eu. Wir informieren Sie auch gerne über die umfassenden Fördermöglichkeiten, um Ihre Teilnahme zu ermöglichen. Ihre Teilnahme kann bis zu 100 % gefördert werden. Die geförderte Teilnahme ist auch berufsbegleitend möglich, wobei der Arbeitgeber zusätzlich zur Weiterbildungsförderung einen Lohnkostenzuschuss erhalten kann.