emcra EU-Fördertipp

Aktueller emcra EU-Fördertipp vom 31.08.2022

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Weniger ist manchmal mehr: Minimalistisches Projektmanagement für alle:

Auch wenn wir es vielleicht nicht so wahrnehmen, haben wir alle in unserem Leben schon allerhand Projektmanagement betrieben. Ob es nun im Arbeitskontext stattfindet oder ob es die Hochzeitsfeier, Geburtstagsfeier, Urlaubsreise oder dergleichen ist: fast immer muss geplant, müssen Rollen und Aufgaben verteilt, Lösungen ausgetüftelt und ordentlich angepackt werden.

Allerdings nutzen die Allerwenigsten, übrigens auch im professionellen Umfeld, dafür ein professionelles Projektmanagementsystem. Die meisten Projekte werden intuitiv geführt und tendieren dazu, kurz davor zu stehen, im Chaos zu versinken. Wahrscheinlich haben auch Sie mal bei der Familienfeier die Sitzordnung durcheinander gebracht oder verlieren sich im Beruf bei diversen Projekten in den Irrwegen eines selbstgebauten Kommunikations- und Dokumentationslabyrinths. Das ist nicht nur stressig für alle Beteiligten, sondern auch ganz einfach eine Verschwendung von Zeit und Ressourcen. 

Professionelle Projektmanagementsysteme versprechen Abhilfe. Bekannte und umfangreiche Kandidaten sind PRINCE2 und der PMBOK Guide - es gibt aber noch zahlreiche weitere. Was all diese Systeme verbindet, ist, dass sie sehr ausführlich und detailverliebt sind. Somit passen sie vor allem zu sehr komplexen Projekten. Das bringt jedoch mit sich, dass es lange dauert, die Systeme zu erlernen - und recht kostspielig ist es auch.

Höchstwahrscheinlich brauchen Sie als Einstieg ins professionelle Projektmanagement kein so umfangreiches System. Genau hier setzt P3 Express als minimalistisches, frei verfügbares Projektmanagementsystem an. Entwickelt wurde es im Rahmen eines Erasmus+-Projektes, bei dem auch wir als emcra als Partner dabei waren. Auf die Ergebnisse sind wir sehr stolz! 

Und das Beste? Diese Ergebnisse sind dank der EU-Förderung frei verfügbar und hier erhältlich. Neben dem ausführlichen Handbuch sind Materialien für Trainer:innen und ein innovativer eLearning-Kurs entstanden. Damit geben wir Ihnen die nötigen Werkzeuge in die Hand, um in kürzester Zeit ein professionelles Projektmanagementsystem zu erlernen und anzuwenden. Insbesondere, wenn Sie planen, EU-Projekten als Partner beizutreten oder sogar selbst zu beantragen, legen wir Ihnen P3 Express wärmstens ans Herz. Die Zeit, die Sie in das Lernen investieren, holen Sie in der Projektlaufzeit durch professionell durchdachtes Projektmanagement locker wieder raus. Und jede Menge Stress lässt sich damit auch noch einsparen!

Unser Tipp:

Konnten wir Ihnen minimalistisches Projektmanagement schmackhaft machen? Dann kommen Sie doch am 22. September nach Berlin und lernen das Projektteam von P3 Express auf unserer kostenfreien Mini-Konferenz kennen. Bis dahin haben wir hier noch ein paar Tipps zum Einstieg in P3 Express für Sie vorbereitet:

 

Was eine gute Projektmanager:in ausmacht

 

Jedes Projekt ist anders, aber gute Projektmanager:innen folgen ähnlichen Prinzipien. Die Prinzipien, auf denen P3 Express basiert, heißen NUPP, “Nearly Universal Principles of Projects” und sind hier einsehbar. 

Dabei handelt es sich noch nicht um konkrete, detaillierte Handlungsanweisungen, sondern um Gedankenstützen, auf deren Basis Sie Ihre Entscheidungen als Projektmanager:in bewerten können. 

Bevor Sie beispielsweise planen, woran Sie am nächsten Tag, in der nächsten Woche oder im nächsten Monat arbeiten möchten, können Sie Ihre Gedanken mit den NUPP gegenchecken, um festzustellen, ob Sie generell auf einem guten Weg im Sinne des minimalistischen Projektmanagements sind oder nicht. Allein dadurch erfüllen Sie schon NUPP3: “Sei immer proaktiv”!

 

 

Gut geplant ist halb gewonnen!

 

Sie haben eine tolle Projektidee und wollen sofort loslegen? Das ist super - aber in fast allen Fällen ist es ratsam, zunächst erstmal einen Schritt zurückzugehen und darüber nachzudenken, ob Ihre Idee Hand und Fuß hat.

 

An dieser Stelle hilft es, sich vor allem über die verfügbaren Ressourcen Gedanken zu machen. Sowohl materielle als auch personelle und zeitliche Ressourcen sollten bei der Entwicklung von Projektideen berücksichtigt werden. Erst, wenn Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln umsetzen können, ergibt es Sinn, eine Projektidee genauer auszudifferenzieren.

 

Dazu bereiten Sie am besten eine Projektbeschreibung vor. Mehr Infos hierzu, sowie frei verfügbare Vorlagen für alle relevanten Projektdokumente, finden Sie im P3 Express Handbuch hier!

 

 

Das Projektteam: Rollen und Funktionen

 

Sie haben Ihre Projektidee ausformuliert und gut durchdacht. Jetzt heißt es, das richtige Team für den Job zu finden. Aber halt: Noch ist das Projekt nicht offiziell gestartet! Der Weg von der Projektidee bis zum ersten Projektmonat ist in P3 Express unter dem Label der Projektinitiierung zusammengefasst.

 

Die einzelnen Schritte dieses Prozesses begleiten Sie durch einen strukturierten Feedback- und Organisationsprozess, der in der Entscheidung für oder gegen das Projekt kulminiert. 

 

Denken Sie daran: “Don’t be afraid to fail”! Es ist besser, frühzeitig zu merken, dass eine Projektidee es nicht wert war, in ihrer Umsetzung für längere Zeit Ressourcen zu binden, als erst Wochen und Monate von Arbeit hineinfließen zu lassen und dann das Projekt abbrechen zu müssen. 

 

Natürlich ist kein Projekt auf magische Art und Weise vor dem Scheitern geschützt. Aber wenn Sie der Projektinitiierung folgen und Ihr Projekt am Ende das “Go” bekommt, stehen die Erfolgschancen sehr gut!


Auf Feedbackschleifen geradewegs zum Erfolg

“Einfach laufen lassen” führt in der Regel zu Desorganisation und Frust bei allen Beteiligten eines Projekts. Deshalb sieht P3 Express vor, während der Projektlaufzeit wiederholt regelmäßige Planungs- und Feedbackschleifen zu durchlaufen, damit Sie und Ihr Team am selben Strang ziehen, sinnvoll Aufgaben priorisieren können und wissen, woran alle Beteiligten gerade arbeiten.

Im Handbuch finden Sie drei verschiedene Kreisläufe: das tägliche Management, das wöchentliche Management und den Monatsabschluss. Diese werden für die gesamte Projektlaufzeit wiederholt und können auf der Hauptseite des Manuals unter den Kategorien B, C, D und E eingesehen werden.

Neben der Organisation der ganz normalen Arbeitsabläufe decken diese Zyklen auch die Qualitätssicherung ab und bieten Ihnen Möglichkeiten, den Ausblick des Projektes agil anzupassen, den zeitlichen Rahmen neu zu bestimmen oder das Projekt frühzeitig zu beenden.

Das wichtigste aber ist, wie so oft im Leben, gut und offen zu kommunizieren, um Probleme direkt anzusprechen und Erfolge gemeinsam zu feiern. Hierzu finden Sie im Handbuch einige Vorschläge für das Abhalten von täglichen, wöchentlichen und monatlichen Meetings und Besprechungen.


Nach dem Projekt ist vor dem Projekt

Ihr Projekt hat erfolgreich sein Ergebnis abgeliefert. Egal ob das jetzt eine rauschende Hochzeitsfeier, ein neues Einkaufszentrum oder ein Online-Tool ist - als Projektmanager:in können Sie zwar stolz sein, sind leider aber noch nicht ganz fertig.

Sowohl aus unseren Erfolgen, aber besonders aus unseren Misserfolgen lernen wir und werden besser in dem, was wir tun. Dasselbe gilt auch für Projektmanagement. Deshalb definiert P3 Express eine Projektabschlussphase, die mit der Produktübergabe beginnt und mit der Projektnachbereitung und dem Brainstorming nach neuen Ideen endet.

Teil dieser Phase sind wichtige Schritte wie die Archivierung und Ablage der Projektdokumente sowie die Auswertung der Managementaktivitäten und das Nachdenken über neue Projektideen. Aber auch das Feiern mit dem Projektteam gehört dazu - schließlich haben Sie gemeinsam etwas Tolles auf die Beine gestellt.


Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer Projekte und sind überzeugt, dass wir Ihnen mit P3 Express ein nützliches Tool dafür an die Hand geben können!


#emcra_bei_Fachtagen_beim_Deutschen_Fundraising_Kongress

Gute Projekte brauchen eine angemessene Finanzierung und sie müssen überzeugend geleitet werden. Das gilt für alle Sektoren, aber besonders im Non-Profit-Sektor, wo die finanziellen Mittel und die personellen Ressourcen in der Regel nicht im Übermaß vorhanden sind.

Förderung und Leadership - das sind für viele Non-Profits auch wichtige Schrauben, an denen sie drehen sollten, um resilienter zu werden. Der Deutsche Fundraising Kongress widmet diesen beiden Themen darum in diesem Jahr zwei umfangreiche Fachtage. Wir von emcra sind bei beiden Fachtagen vertreten.

Der Fachtag Fördermittel wird von der Fachgruppe Fördermittel des DFRV, die unsere Geschäftsführerin Heike Kraack-Tichy gemeinsam mit zwei Kollegen leitet, organisiert. Heike stellt Ihnen in ihrem Einführungsvortrag die wichtigsten Grundlagen und Trends im Bereich Förderung vor. Weitere spannende Themen: die Sichtweise der Förderinstitutionen verstehen; Einsatzmöglichkeiten von Software im Fördermittel-Fundraising; Qualifizierungsangebote für das Fördermittel-Fundraising. 

Der Fachtag Leadership steht unter der Überschrift “Führen & Macht: Annäherung an ein Tabu”. Unser Geschäftsführer Michael Kraack beteiligt sich an der Diskussion, indem er verschiedene Formen der Macht vorstellt. Sie haben an dem Tag zudem die Gelegenheit, die Ergebnisse unseres EU-Projektes INCLUDE „Inklusive Leadership im digitalen Zeitalter“, in dem wir u. a. das Thema Macht thematisieren, kennenzulernen.   
  

Wer bei emcra lernen möchte, wie man zivilgesellschaftliche und sozialwirtschaftliche Projekte auskömmlich finanziert und leitet, ist bei unseren zertifizierten Weiterbildungen zur Manager:in für öffentliche Fördermittel und zur Fundraising Manager:in genau richtig. Die einzelnen Module dieser Weiterbildungen können Sie übrigens auch individuell nach Ihren Wünschen kombinieren.



Haben Sie Interesse oder Fragen zu diesen Angeboten? Bitte kontaktieren Sie uns direkt (030/ 3180 1330) oder per E-Mail an info@emcra.eu. Wir Informieren Sie auch gerne über die umfassenden Fördermöglichkeiten, um Ihre Teilnahme zu ermöglichen. Ihre Teilnahme kann bis zu 100 % gefördert werden. Die geförderte Teilnahme ist auch berufsbegleitend möglich, wobei der Arbeitgeber zusätzlich zur Weiterbildungsförderung einen Lohnkostenzuschuss erhalten kann

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