Konkrete KI-Tipps und deren Use-Case für Ihre Organisation

In den vergangenen Wochen haben wir die Abonnenten der Mailingliste für unser Online-Netzwerktreffen „emcra-Impuls“ gefragt, was für Themen sie sich für das nächste Meeting wünschen. Mit überwältigender Mehrheit von über 80 % der Stimmen hat das Thema „KI in Fundraising und Förderung“ gewonnen. Aber warum ist das so?

KI ist jüngst etwas zum Buzzword verkommen. Wahrscheinlich brauchen nicht alle von uns, dass unser Kühlschrank jetzt „mittels KI“ die Temperatur des Wurstfachs regelt oder der nächstbeste Rasierapparat „powered by AI“ ist und deshalb 100 Euro mehr kostet. 

Allerdings ist der gesamte Hype um das Thema natürlich nicht unbegründet. Seitdem mit ChatGPT vor ein paar Jahren generative KI in den Arbeitsalltag und die Freizeitgestaltung zahlreicher Menschen Einzug gehalten hat, können wir sie uns nicht mehr wegdenken. Wir wissen aber auch noch nicht so richtig, wie wir am besten mit GPT und Co. umgehen, um deren Potenzial für unsere spezifischen Zwecke optimal zu nutzen.

In diesem Fördertipp möchten wir Ihnen ein paar konkrete Praxistipps zur Verwendung generativer KI vermitteln, mit denen Sie die Technologie effektiver und effizienter anwenden können. Was das Ganze für Förderung und Fundraising bedeutet, werden wir hier anschneiden, und dann in unserem nächsten kostenfreien „emcra-Impuls“ Anfang Dezember umso intensiver besprechen!

Natürlich laden wir Sie ganz herzlich dazu ein, mit Ihren spezifischen KI-Fragen vorbeizukommen! Hier finden Sie weitere Infos zum emcra-Impuls und können sich für den Impuls-Verteiler kostenfrei anmelden. Impuls-Mitglieder verpassen niemals das nächste Treffen, bestimmen die Inhalte zukünftiger Events mit und erhalten exklusive Rabattangebote für andere emcra-Veranstaltungen und Weiterbildungen.

Unser Tipp: KI kann ein enormer Gewinn für den Arbeitsalltag sein – vorausgesetzt, sie wird bewusst, reflektiert und strategisch eingesetzt. Sie erleichtert Routineaufgaben, fördert Kreativität und hilft, knappe Ressourcen gezielter einzusetzen.

Nutzen Sie KI als Ideengeber – nicht als Textmaschine

Generative KI kann ein hervorragendes Werkzeug sein, um neue Perspektiven und Ideen zu entwickeln. Sie ersetzt aber kein Fachwissen, keine Haltung und keine Erfahrung. Wenn Sie zum Beispiel an einem neuen Förderantrag arbeiten oder eine Fundraising-Kampagne planen, kann ein KI-Tool wie ChatGPT Ihnen helfen, erste Formulierungen, Strukturvorschläge oder inhaltliche Varianten zu erarbeiten.

Praxisbeispiel:

Stellen Sie sich vor, Sie möchten ein Projekt zur Stärkung sozialer Teilhabe konzipieren. Ein sinnvoller Prompt könnte lauten:

„Gib mir drei Vorschläge für ein Projektziel, das soziale Teilhabe in ländlichen Regionen fördert, geeignet für einen EU-Förderantrag.“

Die KI liefert Ihnen Anregungen, an die Sie selbst vielleicht nicht sofort gedacht hätten. Doch der entscheidende Schritt liegt danach: Sie prüfen, welche dieser Ideen wirklich zu Ihrer Organisation passen, formulieren die Ziele in Ihrer eigenen Sprache und binden Ihr Fachwissen, Ihre Werte und Ihr Netzwerk ein. 

Ihre eigenen Formulierungen können Sie dann natürlich wieder an die KI zurückschicken, bewerten und bearbeiten lassen. So lassen sich zum Beispiel sehr gut Füllwörter entfernen, Schachtelsätze vereinfachen oder Formulierungen verkürzen. Insbesondere bei Antragsformularen, in denen es eine maximale Zeichenanzahl pro Textabschnitt gibt, ist das ein großer Vorteil. 

Setzen Sie ChatGPT oder die KI Ihrer Wahl am besten wie eine:n Berufseinsteiger:in, die frisch aus der Uni und ohne große Arbeitserfahrung bei Ihnen angefangen hat, ein: Sie bekommen viele tolle Anregungen und Ideen und ihre „KI-Berufseinsteiger:in“ ist ein guter „Sparringspartner“ in Formulierungsfragen. Wichtig: In letzter Instanz sollten Sie immer nochmal selbst überprüfen, ob alles Hand und Fuß hat.

So nutzen Sie KI, um effizienter und kreativer zu arbeiten – ohne an Glaubwürdigkeit zu verlieren. Denn authentische Texte mit einer individuellen Note überzeugen auch in Förderverfahren deutlich stärker als KI-generierte Standardformulierungen.

Legen Sie eine Sammlung bewährter Prompts an

Wenn Sie regelmäßig mit KI arbeiten, werden Sie schnell merken: Die Qualität der Ergebnisse hängt maßgeblich davon ab, wie Sie Ihre Fragen formulieren. Gute Eingaben – sogenannte Prompts – sind das Herzstück einer erfolgreichen KI-Nutzung. Statt jedes Mal von vorne zu beginnen, lohnt es sich, eine kleine interne Promptsammlung aufzubauen.

Beispiele für mögliche Prompts:

• „Erstelle eine Projektbeschreibung auf Grundlage folgender Stichpunkte, im Stil eines Förderantrags für ein EU-Programm.“
  
  
• „Fasse die wichtigsten Punkte aus diesem Zwischenbericht in drei prägnanten Absätzen zusammen.“
  
  
• „Formuliere eine Social-Media-Post-Idee, mit der wir auf ein erfolgreich abgeschlossenes Förderprojekt aufmerksam machen können.“
  
  

Dokumentieren Sie Prompts, die bei Ihnen besonders gute Ergebnisse liefern, und notieren Sie, in welchem Kontext sie funktionieren. Mit der Zeit entsteht eine kleine „KI-Bibliothek“ für Ihre Organisation – ein Werkzeug, das es neuen Kolleg:innen erleichtert, schnell produktiv mit KI zu arbeiten. 

Je spezifischer die Prompts für die KI ausfallen, desto besser werden die Ergebnisse für Sie nutzbar sein. Ordnen Sie für einen besseren Überblick also Ihre Promptbibliothek absteigend von unspezifisch nach spezifisch.

Diese systematische Nutzung spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für mehr Einheitlichkeit in Ihren Texten, Förderanträgen und Kommunikationsmaßnahmen.  

Besonders zu empfehlen ist, Ihr neu hinzugewonnenes KI-Wissen in Ihr organisationsinternes Wissensmanagement zu integrieren. Sie verfügen noch nicht über ein systematisches Wissensmanagement? Erste praktische Hilfe finden Sie hier: Tool Wissensmanagement im Praxishandbuch “Ist Ihre Organisation bereit für Europa?” (S. 198-215).

Verwenden Sie KI zur Datenorganisation und Auswertung

Gerade in kleineren Organisationen sind Zeit und personelle Ressourcen oft knapp. KI kann hier helfen, Routineaufgaben wie Datensortierung, Auswertung oder Berichterstellung zu vereinfachen.

Viele moderne Tools – etwa ChatGPT mit Code-Interpreter, Notion AI oder Airtable AI – ermöglichen es, einfache Datenanalysen durchzuführen oder Textzusammenfassungen zu erstellen, ohne dass Programmierkenntnisse nötig sind.

Praxisbeispiel:

Sie führen ein gefördertes Bildungsprojekt durch und möchten für den Zwischenbericht wissen, wie viele Teilnehmende an welchen Modulen teilgenommen haben und welches Feedback besonders häufig genannt wurde. Statt sich durch lange Excel-Listen zu arbeiten, können Sie:

• Ihre Daten hochladen oder in einem Tool erfassen,
  
  
• die KI bitten, eine statistische Übersicht zu generieren,
  
  
• und sich automatisch eine kurze Zusammenfassung oder grafische Darstellung erstellen lassen.
  
  

So gewinnen Sie nicht nur Zeit, sondern auch bessere Entscheidungsgrundlagen – etwa für die Weiterentwicklung des Projekts oder für zukünftige Förderanträge. Besonders wertvoll: KI kann helfen, Muster in Ihren Daten zu erkennen, die Ihnen sonst vielleicht entgangen wären.

Aber es muss gar nicht so ausgefallen sein: ChatGPT und Co. können auch sehr gut bei ganz einfachen Problemen helfen. Nehmen Sie folgendes Beispiel: Sie erhalten in einem EU-Projekt von einer Partnerorganisation eine Auflistung der Arbeitszeiten und müssen diese in Ihr projektübergreifendes Timesheetformat bringen. Anstelle mühsam per Hand die Daten in das richtige Format zu bringen, können Sie das in der Regel einfach die KI machen lassen und sparen sich ggf. Stunden nerviger Kleinarbeit. 

Aus Datenschutzgründen sollten Sie vorher allerdings, wenn Sie kein geschlossenes Inhouse-KI-System verwenden, die Daten zuerst anonymisieren. Stellen Sie außerdem sicher, am Ende nochmal die Richtigkeit der Daten zu überprüfen. Genauso wie natürliche sind auch künstliche Intelligenzen nämlich durchaus fehleranfällig.

Etablieren Sie klare Leitplanken für den sicheren KI-Einsatz

So hilfreich KI im Alltag sein kann – sie birgt auch Risiken. Datenschutz, Urheberrecht oder unklare Quellen sind Themen, die Sie nicht unterschätzen sollten, besonders wenn Sie mit sensiblen Projektdaten oder förderrelevanten Inhalten arbeiten.

Damit KI nicht zur Grauzone im Arbeitsalltag wird, empfiehlt es sich, einfache interne Leitlinien oder Teamregeln festzulegen. Diese müssen nicht kompliziert sein, aber sie schaffen Orientierung und Sicherheit.

Mögliche Leitplanken:

• Keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in frei zugängliche KI-Tools eingeben.
  
  
• KI-Ergebnisse immer von einer Person prüfen lassen, bevor sie in offiziellen Dokumenten, Förderanträgen oder Kommunikationskanälen verwendet werden.
  
  
• Intern kennzeichnen, wenn Texte, Bilder oder Analysen (teilweise) KI-basiert erstellt wurden.
  
  
• Verantwortlichkeiten festlegen: Wer darf KI wofür einsetzen? Wer prüft die Ergebnisse?
  
  

Gerade in Organisationen, die mit öffentlichen Mitteln arbeiten, kann ein transparenter und reflektierter Umgang mit KI Vertrauen bei Fördermittelgebern schaffen. Zudem erleichtern klare Regeln den Teammitgliedern die Nutzung im Alltag – ohne Unsicherheit oder rechtliches Risiko.

Die Zukunft wartet nicht, aber das Menschliche bleibt. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit mit KI, und dass Ihr Kühlschrank nicht bald smarter ist als Ihr Umgang mit generativen KI-Tools. :)

#emcra_und_die_Intelligenz

Wenn Sie verstehen, wo KI wirklich Mehrwert schafft und wo menschliches Denken unersetzlich bleibt, können Sie das Beste aus beiden Welten verbinden – für klügere Förderstrategien, effizientere Projekte und mehr Raum für das, was zählt: Wirkung. 

Was hier aber wirklich zählt, ist, dass Sie flexibel und neugierig bleiben. Seien Sie sowohl offen dafür, KI-Lösungen in allen Geschäfts- und Lebensbereichen, die Sie sich vorstellen, auszuprobieren, als auch dafür, wenn das Experiment an einer Stelle fehlgeschlagen ist (und das wird es definitiv), wieder zurück zur altbewährten natürlichen Intelligenz zu greifen.

Dieser Balanceakt ist nicht einfach und braucht Zeit. Auch hier bei emcra probieren wir KI-Tools in allen Arbeitsbereichen aus: Zum Beispiel haben wir unsere Online-Lernmaterialien alternativ stellenweise von KI in „Podcasts“ umwandeln lassen. Das erleichtert es unseren Teilnehmer:innen, vor der Prüfung nochmal „passiv“ das Gelernte aufzunehmen, ohne direkt vor dem Bildschirm büffeln zu müssen. Allerdings haben diese Podcasts auch einen schwer überhörbaren „denglischen“ Akzent und wirken manchmal etwas unbeholfen – also auch hier werden wir weiterhin am Ball bleiben.

Haben Sie Interesse oder Fragen zu diesen Angeboten? Bitte kontaktieren Sie uns direkt (030/ 3180 1330) oder per E-Mail an info@emcra.eu. Wir informieren Sie auch gerne über die umfassenden Fördermöglichkeiten, um Ihre Teilnahme an unseren Weiterbildungen zu ermöglichen. Ihre Teilnahme kann bis zu 100 % gefördert werden. Die geförderte Teilnahme ist auch berufsbegleitend möglich, wobei der Arbeitgeber zusätzlich zur Weiterbildungsförderung einen Lohnkostenzuschuss erhalten kann.