Gibt es den perfekten (EU-) Projektantrag?

Nein, natürlich gibt es den perfekten (EU-) Projektantrag nicht. Aber es ist nicht so schwierig, nahe an die Perfektion heranzukommen. Und vielleicht noch wichtiger: Sie benötigen gar keinen perfekten Antrag, um erfolgreich ein (EU-) Förderprojekt zu beantragen. Denn Ihr Antrag muss nicht besser als alle anderen Projektanträge sein, Sie müssen nur so gut sein, dass Ihr Projekt in der Liste der geförderten Projekte landet.

Mehr als 20 Jahre (EU-) Antragserfahrung zeigen eines ganz deutlich. Es geht immer “nur” darum, einen passenden Projektantrag für das jeweilige Förderprogramm zu verfassen und dieser kann - je nach Programm und Fördermittelgeber - recht unterschiedlich aussehen.

Dabei gilt jedoch, dass es im Kern immer wieder auf die gleichen Aspekte ankommt - mögen die Fragen sich in Ihrem spezifischen Antragsdokument auch unterschiedlich anhören. Worauf es besonders ankommt, das thematisieren wir in diesem Fördertipp.

Vorab bereits ein wichtiger Hinweis: Überstürzen Sie nichts! Bereiten Sie sich gut auf Ihren (EU-) Projektantrag vor. Das bedeutet, sich das passende Förderprogramm auszusuchen, die richtigen Tools wie beispielsweise den LogFrame für die Projektentwicklung zu nutzen und das gesamte Antragsprojekt strukturiert anzugehen. Denn: Antragstellung ist einfach für Menschen, die wissen, was Sie tun.

Das Handwerkszeug, um komplexe Förderprojekte zu entwickeln und Anträge zu verfassen, die eine große Chance auf eine Bewilligung haben, ist eine unserer Kernkompetenzen bei emcra. Wenn Sie über die Tipps in diesem Newsletter hinaus weitergehende fundierte Informationen zur nationalen und zur europäischen Förderwelt suchen, dann schauen Sie weiter unten mal unter #emcra_Antragsunterstützung vorbei. Dort finden Sie einige Veröffentlichungen aus unserem Team.

Unser Tipp:

Es gibt Tipps & Tricks, die Ihnen dabei helfen, gute (EU-) Projektanträge zu schreiben und das ohne zu viel Stress und Überstunden - denn eins ist sicher: Auf die (EU-) Antragstellung kann man sich systematisch vorbereiten und mit einem gut organisierten Wissensmanagement werden Sie auch langfristig von Ihrem organisationsinternen “Antrags-Know-How” profitieren!

Der (EU-) Projektantrag - die wichtigsten Akteure

Viele Fragen bei einem (EU-) Projektantrag drehen sich um die Akteure, die in Ihrem Projekt inhaltlich eine Rolle spielen oder für die Ihr Projekt einen Mehrwert bieten soll. Hinsichtlich dieser Akteure sind folgende Punkte bei der Antragstellung wichtig:

1. Erfahrung: Beschreiben Sie in Ihrem Antrag die Projekterfahrung und die Expertise, die Sie in das Projekt einbringen. Dabei geht es nicht nur um die Erfahrung Ihrer Organisation, sondern vor allem um das Wissen und die Fähigkeiten der Teammitglieder, die später im Projekt mitwirken werden. Stellen Sie die Kompetenzen der Projektmanager:in sowie der Fachexperte:innen klar heraus.

Arbeiten Sie mit mehreren Projektpartnern in einem Projektkonsortium zusammen? Dann stellen Sie auch deren Erfahrung und Expertise überzeugend dar. Warum sind diese Partner eine wertvolle Bereicherung für das Projekt? Inwiefern sind sie qualifiziert und welchen Mehrwert bieten sie? Heben Sie hervor, wie das Zusammenspiel Ihres Teams und der Partner zum Erfolg des Projekts beitragen wird.

2. Projektpartner: Klären Sie die konkreten Aufgaben und das Budget mit Ihren Projektpartnern während der Antragstellung. Stellen Sie sicher, dass alle Partner ihre Aufgaben und das entsprechende Budget bereits vor der Einreichung des Antrags bestätigen und akzeptieren. Alle offenen Fragen sollten zu diesem Zeitpunkt bereits soweit wie möglich geklärt sein, um einen reibungslosen Ablauf während des Projektes zu gewährleisten und sicherzustellen, dass es im Projekt zu keinen bösen Überraschungen kommt, weil z. B. ein Projektpartner die ihm zugewiesenen Aufgaben aufgrund fehlender Kompetenzen nicht erfüllen kann. Wir würden diesen Sachverhalt nicht mit einem solchen Nachdruck betonen, wenn wir nicht schon mehrmals erlebt hätten, wie ein gegenteiliges Vorgehen zu Problemen geführt hat.

3. Unterstützer:innen: Haben Sie Zugang zu Stakeholdern, die direkten Zugang zu Ihrer Zielgruppe haben und das Projekt effektiv unterstützen sowie Ihre Ergebnisse zielgerichtet verbreiten können? Es ist wichtig, dass diese Stakeholder ein starkes Interesse daran haben, das Projekt bekannt zu machen und dessen Erfolg zu fördern. Verweisen Sie in Ihrem Antrag bereits auf diese Stakeholder und deren Bedeutung für die Verbreitungsaktivitäten im Projekt.

4. Zielgruppe: Überprüfen Sie zuerst, ob Ihre anvisierte Zielgruppe mit den Vorgaben der Fördermittelgeber in Ihrer Ausschreibung / Richtlinie übereinstimmt. Nur wenn Sie genau die Zielgruppe(n) ansprechen, die von der Förderung profitieren soll(en), hat Ihr Antrag eine gute Erfolgschance. Beschreiben Sie Ihre Zielgruppe im Antrag im Detail. Wer soll durch Ihr Projekt erreicht werden? Was genau wird Ihr Projekt positiv für die Zielgruppe verändern?

Der (EU-) Projektantrag - die richtigen Inhalte

Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrem Antrag den folgenden Themen ausreichend Beachtung schenken:

1. Ausgangslage: Beschreiben Sie den aktuellen Zustand. Welches Problem besteht und wie wird Ihr Projekt dieses Problem angehen? Was hat sich verändert, wenn Sie Ihr Projekt erfolgreich umgesetzt haben? Besonders relevant: Die Vorgaben aus der Förderrichtlinie sollten Sie sehr ernst nehmen. Wie kann Ihr Projekt zur Erreichung der (politischen) Ziele der Fördermittelgeber beitragen? Inwiefern unterstützt Ihr Vorhaben konkret die Politik der Fördermittelgeber? Die folgende Faustregel hilft bei der Projektentwicklung: Ihr Projekt sollte sowohl für Ihre Organisation von Nutzen sein, als auch einen klaren Mehrwert für den Fördermittelgeber bieten.

2. Zielsetzung: Formulieren Sie Ihr Projektziel klar und präzise. Was möchten Sie genau erreichen? Es geht nicht darum, eine wissenschaftliche Arbeit zu verfassen – bringen Sie Ihr(e) Ziel(e) auf den Punkt. Verwenden Sie kurze, verständliche Sätze. Bevor Sie die Frage nach der Zielsetzung in einem Antragsformular ausfüllen, sollten Sie in der Lage sein, Ihre Projektidee einer außenstehenden Person in wenigen Sätzen verständlich zu erklären.

3. Methoden und Ablauf: Welche Methoden setzen Sie ein, um Ihr Projektziel zu erreichen? Beschreiben Sie alle Maßnahmen im Detail. Erläutern Sie zudem den Projektablauf, einschließlich des Zeitplans. Gibt es besondere Meilensteine?

4. Qualitätssicherung: Erläutern Sie, wie Sie Ihren Projekterfolg sicherstellen wollen. Welche Kennzahlen wollen Sie erreichen und wie können Sie im Verlauf und nach dem Projekt messen bzw. nachweisen, dass Ihnen das auch gelungen ist? Welche Evaluationsmethoden setzen Sie dafür ein (z. B. Interviews, Online-Fragebögen, teilnehmende Beobachtung)? Welcher Projektpartner wird diese Aufgabe federführend übernehmen? Auch wichtig: Welchen Projektmanagementansatz verwenden Sie und wie werden Risiken und Chancen während des Projektes gehandhabt?

5. Nachhaltigkeit: Projektförderungen dienen in der Regel dazu, einen neuen Ansatz zu erproben, etwas Neues zu entwickeln, etwas Bestehendes zu adaptieren etc. Eines sollte definitiv vermieden werden: Ihre Projektergebnisse verschwinden nach Projektende sang- und klanglos in einer Schublade. Fördermittelgeber erwarten, dass die Finanzierung auch nach Abschluss Ihres Projektes nachhaltig positive Wirkungen zeigt. Beschreiben Sie daher in Ihrem Antrag detailliert, wie Ihr Projekt auch nach dem Ende der Förderung weiter wirkt, z. B. Ihre Zielgruppe weiterhin unterstützt. Dies ist nicht selten der wichtigste - und für die meisten Antragschreiber:innen auch der herausfordernste - Abschnitt eines (EU-) Förderantrages. Was besonders relevant ist, das sollte man nicht lange vor sich herschieben. Fangen Sie einfach mit dem Thema Wirkung und Nachhaltigkeit an - selbst wenn es aus Ihrem ersten Textentwurf nicht einmal 50 % in den finalen Antragstext schaffen, sind Sie auf einem besseren Weg als die meisten Ihrer Wettbewerber:innen.

Den (EU-) Projektantrag erfolgreich abschließen

Am Ende schleichen sich gerne noch einmal Fehler ein, gerade wenn es sehr schnell gehen muss. Daher ist Folgendes in der Schlussphase eines (EU-) Antragsprojektes besonders wichtig:

1. Online-Antragstellung: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, sich gut in das jeweilige Online-System, mit dem Ihr (EU-) Projektantrag eingereicht wird, einzuarbeiten. Geben Sie die Verantwortung für das Ausfüllen und Übertragen des Antrages in das Online-Formular an ein Teammitglied ab, welches diese Aufgabe verantwortungsbewusst übernimmt. Unerfahrene Kolleg:innen sollten diese Verantwortung nicht ohne Einweisung durch eine erfahrene Person übernehmen. Um in der Hektik, die in den letzten Tagen eines komplexen Antragsprojektes nicht selten ist, den Überblick zu behalten, erarbeiten Sie sich rechtzeitig eine Checkliste, damit Sie nichts vergessen, was am letzten Tag wichtig ist. Das machen professionelle Piloten vor jedem Start und Sie möchten ja auch, dass Ihr Projekt “abhebt” und nicht schon vor dem Start durch einen ärgerlichen technischen Fehler ausgebremst wird.

2. Final Check: Lassen Sie eine Kollegin oder einen Kollegen den Projektantrag gründlich im Hinblick auf Formalitäten, Sprache, Logik und Verständlichkeit überprüfen. Bitten Sie anschließend eine fachfremde Person aus Ihrem Umfeld, den Antrag zu lesen. Ist die Projektidee und die Umsetzung klar und verständlich beschrieben? Passen Inhalte und Finanzen des Antrages von der Gewichtung zueinander? Bedenken Sie, dass die Personen, die Ihren Antrag prüfen und bewerten, nicht unbedingt fachfremd sind, sehr wahrscheinlich aber auch nicht über Ihr persönliches Detailwissen in dem spezifischen Projekt-Themenfeld verfügen. Machen Sie es den Prüfer:innen so einfach wie möglich!

3. Zeitpuffer: Arbeiten Sie mit einem Zeitpuffer, insbesondere am Ende. Ihr Plan sollte sein, den Projektantrag mindestens ein bis zwei Tage vor der offiziellen Deadline einzureichen - so verhindern Sie u. a., dass Sie Ihren Antrag aufgrund einer Überlastung des Online-Systems am Abgabetag nicht rechtzeitig einreichen können. Nicht selten muss man auch bis zum letzten Tag eines Antragsprojektes in der Lage sein, agil auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu reagieren. Ohne einen entsprechenden Zeitpuffer kann das kritisch werden.

4. Noch einmal durchatmen und dann fokussiert bis zum letzten Schritt arbeiten: In den vielen Jahren, die wir bei emcra (EU-) Anträge selbst schreiben oder unsere Kund:innen dabei begleiten, haben wir folgendes beobachtet: In den letzten Stunden oder sogar Minuten vor der Einreichung schleichen sich nicht selten vermeidbare Fehler ein. Warum ist das so? Die Situation ist vergleichbar mit dem Besteigen eines Berges. Erfahrene Bergführer:innen berichten immer wieder, dass viele Unfälle beim Abstieg vom Gipfel geschehen. Dann, wenn man meint, das Ziel bereits erreicht zu haben und gleichzeitig von der langen Anstrengung müde ist. Übertragen Sie diese Erkenntnis auf die letzten Tätigkeiten Ihres Antragsprojektes. Zuerst noch einmal richtig durchatmen und dann voll fokussiert die letzten Schritte abarbeiten - es ist erst vorbei, wenn es vorbei ist.

Fallstricke im (EU-) Projektantrag

Welche Teilaufgaben beinhaltet ein (EU-) Projektantrag? Wer kann welche Aufgaben übernehmen? Wie viel Zeit sollte man für die einzelnen Aufgaben einplanen? Welche Arbeiten hängen davon ab, dass andere Akteure ihre Zuarbeiten rechtzeitig liefern? Diese und diverse weitere Fragen sollten Sie nicht erst im Verlauf der Antragstellung beantworten. Sie können und sollten sich darauf vorbereiten und Ihren Antragsprozess vorab gut planen! Ganz im Sinne Benjamin Franklins: “Wenn man es nicht schafft, zu planen, plant man, es nicht zu schaffen”.

Natürlich läuft jedes Antragsprojekt dann trotzdem anders als gedacht. Ein (EU-) Antragsprojekt erfordert Agilität und eine innere Haltung, die sich nicht so leicht durch überraschende Wendungen aus der Ruhe bringen lässt. Ihr Plan wird laufend angepasst werden müssen, aber mit einem Plan und der regelmäßigen Überprüfung der aktuellen Prioritäten ist es sehr viel leichter und entspannter, das angestrebte Ziel zu erreichen.

In der Praxis bedeutet dies u. a., ein Team zu finden, das das Antragsprojekt gemeinsam stemmt. Planen Sie regelmäßige Meetings mit Ihrem Team, um den Antragsprozess zu monitoren. Besprechen Sie gemeinsam die anstehenden Aufgaben, verteilen Sie Verantwortlichkeiten und erstellen Sie einen Zeitplan, der Zeitpuffer beinhaltet. Tauschen Sie sich über Ihre Erfahrungen aus und dokumentieren Sie den Stand des Antragsprojektes, sodass Sie transparent im Team zusammenarbeiten und alle Teammitglieder Zugang zu den relevanten Dokumenten und Informationen haben. Tauschen Sie sich - wenn möglich - mit erfolgreichen Antragsteller:innen aus, um Tipps für Ihren Antrag zu erhalten. Bei inhaltlichen Fragen oder Unklarheiten zu den Anforderungen der Richtlinie sollten Sie die Ansprechpersonen bei Ihrem Fördermittelgeber kontaktieren, damit Sie sicher sein können, alles richtig zu machen.

Wenn Sie noch ganz am Anfang stehen, können Sie sich auch zuerst einmal methodisch im Bereich Antragstellung weiterbilden. Wenn Sie sich für europäische Projekte interessieren, dann ist unser Seminarmodul Antragstellung und Kalkulation von EU-Projekten vielleicht spannend für Sie. Oder doch lieber nationale Förderprojekte? Dann lohnt sich ein Blick in das Modul Arbeit, Beschäftigung und Bildung: Förderung im ESF+ und in der SGB, welches neben dem thematischen Schwerpunkt auf Arbeitsmarktförderung, methodisch das Thema Antragstellung beinhaltet. Diese und alle weiteren emcra Seminarmodule sind bis zu 100 % förderfähig. Die Zeit, die Sie dafür investieren müssen, holen Sie im Antragsprozess später spielend wieder herein.

Auch einen Tipp wert: Wissensmanagement für die (EU-) Antragstellung

Die Entscheidung für öffentliche Fördermittel ist eine strategische Entscheidung. Es ist viel zu zeit- und kostenaufwendig, sich in diese umfangreiche Materie einzuarbeiten und dieses Know-How dann nicht regelmäßig zu nutzen. Wer nur ein EU-Projekt beantragen möchte, sollte in den meisten Fällen ganz davon Abstand nehmen. Organisationen, die ihr Antrags-Know-how professionalisieren, tauchen dagegen regelmäßig in den Listen der geförderten Projekte auf.

Entscheident ist, aus Erfahrungen zu lernen und ein gutes organisationsinternes Wissensmanagement aufzubauen - und das nicht nur hinsichtlich der (EU-) Antragstellung, sondern auch für die Umsetzung Ihrer Förderprojekte.

Überlegen Sie sich in Ihrer Organisation am besten grundsätzlich, wie Sie für den Bereich Fördermittel ein gutes Wissensmanagement implementieren können. Das ist gar nicht so schwer. Tipp: In unserem kostenfreien upgrade2europe Online-Handbuch (ab S. 197) finden Sie diverse praktische Informationen dazu, wie Sie erfolgreich das Wissen in ihrer Organisation managen können.

Europa braucht Ihre Ideen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Schreiben spannender (EU-) Projektanträge!

#emcra_Antragsunterstützung

Wir teilen unser Wissen schon seit vielen Jahren in Artikeln oder in Interviews, die online oder in einschlägigen Fachpublikationen erscheinen. Hier eine Liste von aktuellen emcra Beiträgen, die Ihnen u. a. für Ihr (EU-) Auftragsprojekt weitere spannende Einsichten bieten:

Kraack-Tichy, Heike (2024): Was muss ich wissen, bevor ich einen EU-Förderantrag schreibe? Veröffentlicht bei SKala CAMPUS

Duttenhöfer, Sarah; Kraack, Michael & Kraack-Tichy, Heike (2024): Fördermittelmanagement. In: Held, Michael & Warnecke, Francesca (Hrsg.): Nachhaltigkeitsmanagement in der Altenhilfe, Kohlhammer (im Erscheinen).

Kraack, Michael & Kraack-Tichy, Heike (2024): Die EU-Förderlandschaft im Überblick. Fördersystem, Charakteristika und Konstanten. In: Stiftung&Sponsoring 2/24 (Rote Seiten).

Kraack, Michael & Kraack-Tichy, Heike (2023): Charakteristika und Struktur der öffentlichen Förderlandschaft. Fördermittel von Bund, Ländern, Kommunen und der EU. In: Fleisch, Hans et al. (Hrsg.): StiftungsManager. Recht, Organisation, Finanzen. 4/2023, Erich Schmidt Verlag.

Kraack-Tichy, Heike (2023): Fördermittelmanagement – erste Schritte. In: FUNDStücke 3/2023, S. 16 – 18.

Kraack-Tichy, Heike (2021): Transnationale Projektierung. Die neue Förderperiode der EU 2021 – 2027 bietet viele Chancen. In: Fundraiser Magazin 1/2021, S. 18 – 19.

Darüber hinaus empfehlen wir allen, die sich für EU-Förderung und die transnationale Arbeit in Europa interessieren, die Projektergebnisse unseres Ende 2023 abgeschlossenen EU-geförderten Projektes upgrade2europe. Wir haben in diesem Projekt zusammen mit unseren europäischen Projektpartnern für Sie umfangreiche Hilfen und Tools erarbeitet, die Sie - nicht nur für die EU-Antragstellung - nutzen können. Wenn Sie gleich loslesen möchten, dann geht es hier direkt zum kostenfreien Handbuch Ist Ihre Organisation bereit für Europa?