4-Tage Woche für Fundraiser:innen? Gute Idee - falsche Frage

Anhand der Diskussion um die Vor- und Nachteile einer 4-Tage-Woche lässt sich nachvollziehen, was in unserer Gesellschaft gegenwärtig nicht optimal läuft. Die 4-Tage-Woche wird als (einfache) Lösung präsentiert, ohne dass sich die handelnden Akteure in Politik, Gesellschaft, Organisationen und Unternehmen ausreichend damit beschäftigt haben, welches Problem bzw. welche Probleme sie damit lösen können.

Fest steht: Die 4-Tage Woche ist für viele Beschäftigte attraktiv - nicht nur, aber auch in den Bereichen Förderung und Fundraising, einem Bereich, in dem wie in vielen Wirtschaftsbereichen ein akuter Fachkräftemangel herrscht. Wir beobachten, dass eine wachsende Zahl an Organisationen dieses Arbeitszeitmodell in Betracht zieht.

Generell gilt: Die Idee einer 4-Tage Woche ist gut. Es spricht nichts dagegen, darüber nachzudenken - egal ob aus Überzeugung, weil man das Modell sinnvoll findet oder weil die veränderte Situation auf dem Arbeitsmarkt eine Organisation dazu bewegt, im Wettbewerb um gute Fachkräfte die 4-Tage Woche zu ermöglichen.

Leider verengt der Fokus auf die 4-Tage Woche jedoch die Diskussion darüber, was für die Arbeitnehmer:innen und für die Arbeitgeber:innen die sinnvollste Lösung wäre. Jede Organisation ist anders. In einem großen Sozialunternehmen im Pflegebereich gilt es andere Aspekte zu berücksichtigen als in einer Umwelt-NGO mit einem Team bestehend aus 15 Personen. Die 4-Tage Woche ist nur eine von vielen Optionen, die Sie nutzen können. Die Frage sollte daher sein: Was ist für unsere Beschäftigten und für unsere Organisation in der gegenwärtigen Situation die sinnvollste Option?

Wenn die 4-Tage Woche nach einer umfassenden Analyse der Situation ein Teil der Lösung ist, dann sollte sie eingeführt werden. Aber vielleicht sind andere Arten der Arbeitszeitflexibilisierung geeigneter. Meist wird eine Kombination aus verschiedenen Ansätzen den Rahmenbedingungen in Organisationen sowie den Lebensbedingungen der Beschäftigten besser gerecht. Zudem muss regelmäßig zuerst über die Weiterentwicklung der Strukturen und der Prozesse nachgedacht werden, bevor man Ideen wie die 4-Tage Woche implementieren kann.

In diesem Fördertipp erfahren Sie, wie Sie für Ihre Organisation eine passende Lösung finden, dabei alle Beteiligten mitnehmen und aktiv am Entscheidungsprozess beteiligen. Wenn Sie sich grundlegender mit der Weiterentwicklung Ihrer Organisation beschäftigen möchten, dann können Sie auch Ihr Fundraising- bzw. Fördermittel-Team parallel gleich noch besser aufstellen.

Unser Tipp:

Es gibt praxiserprobte Methoden und Tools, die Ihnen die Leitung und das Management Ihrer Organisation oder Ihres Teams erleichtern und zudem dazu beitragen, dass alle in Ihrer Organisation an einem Strang ziehen, Verantwortung übernehmen und wissen, was zu tun ist, egal ob sie vier oder fünf Tage in der Woche arbeiten.

Außerdem gilt: Ob diese Tools zu Ihnen und Ihrer Organisation passen, können Sie in der Regel recht preisgünstig selbst testen. Wir stellen Ihnen im Folgenden einige spannende Ansätze vor:

Förderung und Fundraising als Querschnittsaufgabe in Ihrer Organisation etablieren

Kennen Sie das? Sie haben eine gute Idee, ein passendes Förderprogramm gibt es auch, aber trotzdem hakt es im Antragsprozess und / oder bei der Umsetzung Ihres Projektes immer wieder.

Woran liegt das? Da kann es viele Gründe geben: Die Führungskräfte zweier Bereiche müssen kooperieren, betrachten sich jedoch intern als Wettbewerber. Alle haben mit ihren “normalen” operativen Aufgaben schon genug zu tun. Die einen wollen eine neue Idee testen und innovativ vorangehen, andere haben Angst davor, dadurch an Einfluss zu verlieren. Es gibt niemanden in der Organisation mit den notwendigen Kenntnissen zur Abrechnung eines komplexen Förderprojektes. Bei fast jeder Projektbesprechung im Antragsprozess wollen bei einem großen Sozialträger 20 Personen mitbekommen, was geplant ist, danach gibt es aber fast niemanden, der unterstützen möchte, um mit dem Antrag voranzukommen. Die Antragsdeadline ist am Freitag um 15.00 Uhr. Aber die Fundraiser:in, die den gesamten Antragsprozess vorangetrieben hat, hat am Freitag frei …

Diese Liste ließe sich fast endlos fortsetzen und immer ist der Befund ähnlich: Die internen Strukturen und Prozesse behindern ein erfolgreicheres Fördermittel- und Fundraising-Management, bei dem möglichst alle relevanten Akteure in die gleiche Richtung gehen. Einfache Lösungen gibt es in diesen Situationen nur selten - diese Lösungen müssen in der Regel sehr individuell für die jeweilige Organisation gesucht und gefunden werden. Aber es gibt sie und wenn Sie sich auf den Weg machen, die Grundlagen für ein erfolgreiches Fördermittel- und Fundraising-Management in den Strukturen und Prozessen zu etablieren, dann gehören viele der oben beschriebenen Herausforderungen in Zukunft der Vergangenheit an.

Starten können Sie Ihren Entwicklungsprozess mit unserem INCLUDE Ansatz, den emcra zusammen mit Expert:innen aus verschiedenen europäischen Ländern erarbeitet und in der Praxis getestet hat. Am besten lesen Sie zuerst unsere Schritt-für-Schritt Anleitung im INCLUDE Handbuch ab Seite 47. Dann sind Sie auf dem richtigen Weg.

Wenn es für alle wichtig ist: Open Space

Es gibt nicht viele Fragen, die so grundlegend sind, wie die Gestaltung der Arbeitszeit in einer Organisation. Vier oder fünf Tage arbeiten in der Woche. Das macht einen großen Unterschied für alle im Team und auch für die gesamte Organisation. Wer geht am Freitag ans Telefon, denn auch dann werden Spender:innen oder Kund:innen sich in Zukunft bei Ihnen melden? Was ist davon zu halten, wenn Kolleg:innen Ihnen mitteilen, dass sie ihre Arbeit auch an vier Tagen schaffen? Überschätzen sie sich? Denn wenn die Arbeit immer weiter verdichtet wird, dann wird auch die Belastung ggf. immer größer. Alles muss noch reibungsloser klappen, sonst ist der Frust vorprogrammiert. Überlegen Sie: Was ist gesund? Was ist wirklich ein gutes Zusammenspiel von Arbeits- und Privatleben?

Alle diese Fragen und noch sehr viele weitere gute Informationen, Fakten, Erfahrungen und Ideen kommen bei einer Open Space Konferenz zu Tage. Holen Sie bei so wichtigen Fragen am besten alle Beteiligten und Betroffenen mit ins Boot und entscheiden Sie über den besten Weg in die Zukunft gemeinsam. Das ist meist besser als Top-Down die 4-Tage Woche einzuführen oder externe Berater:innen damit zu beauftragen, für Ihre Organisation ein Arbeitszeitsystem zu entwickeln. Im INCLUDE Handbuch ab Seite 128 erklären wir Ihnen, wie ein Open Space Meeting funktioniert und was nötig ist, damit Sie damit erfolgreich sein können.

Bitte beachten Sie: Der weltweite Erfolg der Methode Open Space hat dazu geführt, dass vieles als Open Space bezeichnet wird, was damit nicht (mehr) viel zu tun hat. Am besten Sie engagieren bei Ihrer ersten Open Space Konferenz eine erfahrene Open Space Facilitator:in, auch wenn das eine extra Investition darstellt. Parallel können Sie einige Ihrer Teammitglieder als Open Space Begleiter:innen ausbilden und die Methode so recht zügig in Ihren internen Instrumentenkasten aufnehmen. Wenn Organisationen erst einmal erfahren haben, wie weit man mit einem Open Space kommen kann, dann ist die nächste Veranstaltung dieser Art meist nur eine Frage der Zeit.

Besser entscheiden: KonsenT

Das Konsent-Verfahren, ein wesentlicher Bestandteil des soziokratischen Organisationsmodells, ist besonders gut geeignet, wenn wichtige Entscheidungen gemeinsam im Team getroffen werden sollen. Ist eine Entscheidungssituation unübersichtlich und komplex, also zum Beispiel wenn es um die konkrete Einführung einer 4-Tage Woche in einer Organisation geht, ist die Konsent-Methode besonders gut geeignet.

Hier die Vorteile auf einen Blick:

• Sie möchten Entscheidungen im Team treffen, um Eigenverantwortung und Selbstorganisation zu steigern bzw. einzuführen.
• Sie lösen ein komplexes Problem, ohne dass Blockaden gegen die Entscheidung entstehen.
• Sie entscheiden partizipativ mit allen Beteiligten, aber ohne endlose Diskussionen.
• Bei Entscheidungen werden alle gehört und Einwände werden ernst genommen.
• Die gemeinsame Entscheidung wird von allen Beteiligten verantwortet und von allen mitgetragen. Das macht die Umsetzung leichter.
• Sie möchten demokratischere Entscheidungsfindungen etablieren, aber ohne Stillstand.
• Alle Teammitglieder werden bei wichtigen Entscheidungen beteiligt und gleichzeitig bleibt Ihre Organisation handlungsfähig. Notwendige Entscheidungen können schnell getroffen werden.
• Alle Entscheidungen sind „safe enough to try“ und „good enough for now“.

Sie können die KonsenT-Methode auch nutzen, ohne gleich Ihre gesamte Organisation in den Soziokratie-Modus überführen zu müssen. Nutzen Sie dafür gerne unsere KonsenT-Anleitung ab Seite 252 im INCLUDE Handbuch. Die KonsenT-Moderation erfordert etwas Übung. Wenn es beim ersten Mal hakt, dann ist das nur normal. Es dauert aber nicht lange, bis alle Beteiligten die notwendige Routine haben.

Wagen Sie Neues, seien Sie mutig - aber mit Erfolg

Menschen, die neue Wege beschreiten möchten und Neues ausprobieren wollen, haben es in unserer Gesellschaft und in unseren Organisationen nicht immer ganz einfach. Sie benötigen Mut, Durchhaltewillen und die Überzeugung, auf dem richtigen Weg zu sein. Um erfolgreich Veränderungen vorantreiben zu können, sollten Sie zudem mit möglichst vielen Menschen zusammenarbeiten, die sich mit Ihren Zielen identifizieren und ebenfalls ein Interesse haben, das sich etwas ändert und besser wird.

Worauf es heutzutage ankommt, um als Führungskraft erfolgreich wirken zu können, haben wir in dem Text Fünf Entwicklungsbereiche für Führungskräfte im digitalen Zeitalter ab Seite 27 im INCLUDE Handbuch für Sie zusammengefasst.

Man sollte sich jedoch - bevor man handelt - zuerst selbst im Klaren darüber sein, wohin man als Person, egal in welcher Rolle in einer Organisation, möchte. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie benötigen, um sich über Ihre persönlichen Ziele mehr Klarheit zu verschaffen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass sich in Ihrer Organisation grundsätzlich etwas ändern sollte, aber Sie sich noch nicht sicher sind, wo Sie am besten ansetzen können, dann ist es wichtig, erst einmal in die Analyse zu gehen. Wir haben für Sie ein Tool entwickelt, das Sie dabei unterstützt: Open Space für Führungskräfte - geeignet für Einzelpersonen, aber auch für kleine Führungsteams, die gemeinsam vorankommen möchten. Ab Seite 86 im INCLUDE Handbuch finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

Trauen Sie sich, die ersten Schritte zu gehen - es lohnt sich. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

#emcra_auf_dem_INCLUDE_Weg

Eine wichtige Regel gibt es bei emcra. Wir vermitteln in unseren Weiterbildungen nur, wovon wir selbst überzeugt sind. In der Regel testen wir die Organisationsansätze und Tools, die wir empfehlen, vorerst ausgiebig bei uns selbst und in befreundeten Organisationen im In- und Ausland, u. a. im Rahmen unserer EU-geförderten Projekte, in denen eine umfangreiche Testphase eine der wichtigsten Etappen im Verlauf eines jeden Projektes darstellt.

Das trifft auch auf die Tools zu, die wir in diesem Fördertipp vorgestellt haben. Open Space nutzen wir schon seit 2003 und sowohl Heike als auch Mika sind ausgebildete Open Space Facilitator:innen. Die KonsenT-Entscheidungsmethode haben wir 2019 erstmals intern eingeführt. Seitdem entscheidet zum Beispiel über jede Neueinstellung das gesamte emcra Team gemeinsam im KonsenT. Heike bildet sich parallel zum Certified Sociocracy Expert (CSE) weiter. Wir experimentieren intern mit der 4 Tage Woche, wobei wir diesbezüglich noch keine abschließende Entscheidung getroffen haben. Bereits 2018 haben wir alle existierenden “Abteilungen” abgeschafft. Das hat u. a. dazu geführt, dass jetzt nicht mehr nur ein oder zwei Teammitglieder aus einem Marketingteam für die Beratung von Interessent:innen, die an einer unserer Weiterbildungen teilnehmen möchten, verantwortlich sind, sondern alle emcra Bildungsreferent:innen ihre zukünftigen Teilnehmer:innen selbst beraten. Ein Ergebnis ist, dass unsere Kund:innen ein sehr viel besser auf ihre persönlichen Bedürfnisse abgestimmtes Angebot erhalten.

Unseren eingeschlagenen Weg wollen wir konsequent weiter fortsetzen. Vor Kurzem wurden vier weitere emcra Weiterbildungen aus dem Bereich Organisationsentwicklung zertifiziert. Wir sind sehr gespannt, wen wir in Zukunft als Teilnehmer:innen begrüßen dürfen. Auf unserem eigenen INCLUDE Weg achten wir dabei besonders auf zwei Aspekte: die passende Finanzierung, um als Organisation langfristig bestehen und auch schwierigere Phasen gut überstehen zu können, sowie auf ein gutes Organisationsmodell, das es allen im Team ermöglicht, erfolgreich zu arbeiten und emcra als Ganzes weiterzuentwickeln. Zusammen mit unseren Kooperationspartnern entwickeln wir aktuell mehrere ambitionierte Projekte, mit deren Hilfe wir unsere Leadership- und Organisationsansätze weiter in die Breite tragen.

Möchten Sie mit uns über den INCLUDE Weg diskutieren? Dann kommen Sie in der kommenden Woche zur Leadership-Lounge beim Deutschen Fundraising Kongress in Berlin (3. bis 5. Juni). Mit unserem emcra Rabattcode können Sie ca. 10 % sparen.